Las herramientas que ayudan a resolver el gran rompecabezas de las vacaciones del personal
Uno coloca una pieza y luego otra. Al rato se da cuenta de que esa pieza necesita de una más para poder encajar a la perfección. Parece que estuviéramos hablando de un rompecabezas. Pero no. Se trata del gran desafío que parece imposible para cualquier administrador de un restaurante de España. Estamos hablando de cómo coordinar, controlar y gestionar las vacaciones del personal sin que todo se caiga al instante. En cualquier empresa es normal que las personas pidan su merecido período de vacaciones. Sin embargo, no deja de ser un gran desafío de planificación, ya que existen momentos que son deseados por todos como puede ser agosto, el Año Nuevo, o la Semana Santa. Cualquier persona encargada de gestionar este problema sabe que deberá lidiar con muchas sensibilidades de los empleados. Nadie quiere que las vacaciones se conviertan en el foco de conflicto interno. Y no importa si es una empresa grande o una pequeña, la realidad es que en todas puede producirse este conflicto. Conciliar los turnos y días libres en momentos de mucha rotación puede convertirse en una "Misión Imposible" como en una película de Tom Cruise.
Un simple error en el cuadrante, un solapamiento de vacaciones no detectado o una baja imprevista mal gestionada pueden desestabilizar por completo el servicio, generando estrés en la cocina de un restaurante, sobrecarga en la sala y, en última instancia, una mala experiencia para el cliente que puede ser fatal para la reputación del negocio. En antaño, esto se solucionaba de forma sencilla cerrando durante el mes de agosto, pero hoy todos sabemos que eso es un lujo que pocos pueden darse, teniendo en cuenta que España está cerca de posicionarse como el país más visitado del mundo, con casi 94 millones de visitantes en 2024.
Por suerte existen herramientas digitales que llegaron para cambiar la vida de estas personas, haciendo que el proceso sea transparente y mucho más claro para todas las personas, reduciendo errores como puede ser una conversación informal por WhatsApp. En este artículo veremos algunas de las herramientas que están cambiando la vida de los administradores de las empresas de España.
Factorial: Una herramienta 360 para una gestión sin esfuerzo
Si de aliados estratégicos hablamos, Factorial.mx se ha erigido como una de las soluciones más integrales y eficientes para las pymes españolas que buscan un programa para control de vacaciones y ausencias. Su gran ventaja competitiva es su enfoque "all in one". No solo cuenta con un gran gestor de ausencias, sino que es una plataforma centralizada desde la que se puede administrar todo el ciclo de vida del empleado. Desde el registro horario obligatorio por ley, la gestión de nóminas y documentos, hasta la evaluación del desempeño y, por supuesto, la planificación de las vacaciones. Para un gerente de restaurante, tener toda esta información en un único lugar supone un ahorro de tiempo y una reducción drástica de la carga administrativa.
La funcionalidad para gestionar las vacaciones y ausencias destaca por ser muy intuitiva y fácil de comprender, ideal para una persona que está con mil tareas en simultáneo. Cada empleado tiene acceso a un portal personal a través de una aplicación móvil. Desde allí, puede consultar su saldo de días de vacaciones disponibles, ver el calendario del equipo para coordinarse con sus compañeros y realizar una solicitud con apenas un par de toques en la pantalla. El responsable recibe una notificación al instante en su propio móvil y, con toda la información a la vista, puede aprobar o denegar la petición. El sistema actualiza automáticamente el calendario global, evitando solapamientos y asegurando que siempre haya una cobertura adecuada en cada turno.
Personio: Potencia y personalización al servicio del empleado
Otra de las grandes alternativas disponibles en el mercado español es Personio. Esta plataforma de origen alemán se caracteriza por su capacidad de personalización, lo que la hace ideal para restaurantes con personal mucho más específico en sus tareas. Personio no solo resuelve la administración del día a día, sino que pone un fuerte acento en el desarrollo y la satisfacción del empleado, claves para reducir la alta rotación que suele afectar al sector de la hostelería.
En cuanto a la gestión de ausencias, Personio permite definir distintos tipos de ausencias (vacaciones, enfermedad, asuntos personales, permisos de formación) y establecer reglas y flujos de aprobación específicos para cada una. Por ejemplo, se puede configurar que las solicitudes de vacaciones en agosto requieran una doble aprobación, de forma tal de que más personas estén involucradas en la gestión de las mismas en un mes muy requerido. Un propietario de restaurante puede generar informes detallados sobre patrones de ausentismo, identificar los periodos con mayor demanda de días libres o calcular qué empleados acumulan demasiadas horas extras. Esta información es de un valor incalculable para optimizar la planificación de la plantilla.
Kenjo: La simplicidad como máxima para equipos cohesionados
Para los pequeños restaurantes, Kenjo se presenta como una opción extraordinariamente amigable y fácil de implementar. Su filosofía se basa en la simplicidad y en el fomento de una comunicación interna fluida, dos pilares fundamentales para el buen funcionamiento de equipos pequeños y muy cohesionados como los de un restaurante. La interfaz de Kenjo es limpia, visual y requiere una curva de aprendizaje mínima, lo que facilita enormemente su adopción por parte de toda la plantilla, independientemente de su nivel de familiaridad con la tecnología.
El módulo de gestión de vacaciones y ausencias de Kenjo simplifica el proceso al máximo. Los empleados pueden ver de forma clara su saldo de días usando una calculadora y el calendario compartido, promoviendo que ellos mismos se autoorganicen antes de elevar una solicitud, descargando de trabajo al gerente. Sin embargo, el valor diferencial de Kenjo reside en sus herramientas para mejorar el clima laboral. Integra funcionalidades como un muro de noticias internas, encuestas de satisfacción anónimas o un sistema para el reconocimiento público entre compañeros.
Sesame HR: Especialización en control horario y gestión de turnos
Sesame HR es otra solución que se ha especializado y ganado una sólida reputación en el ámbito del control horario y la gestión de turnos complejos, dos de los mayores dolores de cabeza en el sector de la restauración. Cumplir con la ley de registro de jornada es una obligación, y Sesame lo convierte en un proceso sencillo a través de múltiples métodos de fichaje, desde una tablet en el local hasta la geolocalización en la app del móvil. Esta especialización la convierte en una herramienta de una precisión casi quirúrgica para la planificación de horarios en un restaurante.
Su gestión de ausencias está intrínsecamente ligada a esta planificación. Cuando un empleado solicita vacaciones y estas son aprobadas, el sistema no solo descuenta los días de su saldo, sino que automáticamente marca sus turnos asignados en el cuadrante como "vacantes". Esto proporciona al gerente una visión inmediata y en tiempo real de los huecos que debe cubrir, permitiéndole reasignar tareas o buscar refuerzos de forma activa.
El reto de gestionar un restaurante en el paraíso de las islas Canarias
Cuando trasladamos, por ejemplo, estas necesidades a un restaurante en las islas Canarias, lugar que es visitado por millones de personas durante todo el año, los beneficios de una herramienta de gestión se vuelven más que evidentes. En un destino turístico de primer nivel en donde casi no existe la estacionalidad. Gestionar en este contexto una plantilla de Excel puede ser una alternativa efectiva durante muchos años, pero imposible de usar en la escala de un restaurante con horarios dispares entre personal de sala, cocina, bar y limpieza. Se trata de una operación de alta complejidad que no puede dejarse en manos de la improvisación. En España, el sector gastronómico representa el 6,4% del PIB.
El principal valor que aportan estas herramientas es el control centralizado. Para un gerente con muchas personas a su cargo, es humanamente imposible tener una imagen mental precisa de la situación de cada empleado. Un software le ofrece un panel de control desde el que puede ver, de un solo vistazo, quién está de vacaciones, quién ha notificado una ausencia y qué puestos clave necesitan ser cubiertos. La agilidad es otro factor determinante. La posibilidad de que los empleados soliciten sus días desde el móvil y los gerentes puedan aprobarlos sobre la marcha es fundamental para reaccionar rápidamente a los imprevistos.
Se trata, sin dudas, de uno de los sectores de mayor relevancia en España gracias al crecimiento del turismo de los últimos años. Se estima que hay, según datos del INE, más de 81 mil establecimientos gastronómicos en todo el país, con mucha concentración en Cataluña, Madrid, las islas Baleares y las Canarias. Un dato que no deja pasa desapercibido es que gran parte de estos negocios son pymes que tienen menos de 10 empleados y tienen un ticket medio de alrededor de los 12 euros.
Además, en un equipo grande, la transparencia y la equidad en la asignación de vacaciones, sobre todo en periodos tan deseados como agosto, Semana Santa, Navidad y Año Nuevo, son vitales para mantener la moral alta. Un sistema informático registra las solicitudes por orden de llegada y aplica las políticas de la empresa de manera objetiva, eliminando cualquier percepción de favoritismo y previniendo conflictos internos. Finalmente, la capacidad analítica de estas plataformas permite a la dirección del restaurante identificar patrones y tendencias, pudiendo anticipar las necesidades de contratación de personal de refuerzo para la temporada alta y optimizar los horarios para garantizar un servicio excepcional, incluso cuando el paraíso está desbordado de visitantes.